ferramentas

Já falamos aqui no blog sobre por onde começar a inovar no setor público e como uma boa comunicação, principalmente com os servidores, é fundamental neste processo.

A comunicação que acontece internamente é importante pois é ela que viabiliza a troca de ideias, o compartilhamento de conhecimentos, e o mínimo de colaboração que são necessários para que iniciativas inovadoras comecem a acontecer em uma instituição.

Porém, nem sempre a comunicação dentro dos órgãos públicos funciona bem – e raras às vezes ela é uma prioridade. Quando isso acontece, em vez de facilitadora da inovação, a comunicação torna-se mais uma barreira na hora de engajar servidores em ações para promover melhorias, mudanças e otimizações internas.

Felizmente, cada vez mais metodologias e ferramentas se popularizaram como uma forma de facilitar (pelo menos um pouco), o fomento à um movimento de inovação em empresas públicas, tanto na parte de comunicação como em outras frentes.

Abaixo, listei algumas delas que talvez possam ser aplicadas – em menor ou maior escala – na sua instituição:

Metodologias para aplicar no Setor Público e facilitar a inovação

Design Thinking

Design Thinking é o nome dado à um conjunto de processos utilizados para abordar e resolver problemas, no geral, partindo da premissa de utilizar a empatia e colocar as pessoas dentro do contexto das situações.

Normalmente, um processo de design thinking é dividido em:

  • Imersão, onde os diversos fatores que influenciam determinada situação são identificados e há uma exploração do problema a partir de diversas perspectivas e pontos de vista;
  • Análise, onde tudo o que foi identificado na imersão é organizado, buscando criar padrões identificáveis que permitam a compreensão do problema;
  • Ideação, é a fase de brainstorming onde ideias para resolver a situação são geradas e captadas;
  • Prototipagem, quando as ideias abstratas são transformadas em planos de ação concretos para resolver a situação em questão;

O Governo do Espírito Santo, recentemente participou de uma oficina de Design Thinking e, neste post, você pode conferir o resultado.

Canvas

O Business Model Canvas é um modelo utilizado para criar e entregar valor, de forma simples e intuitiva, por meio de um quadro que permite enxergar todos os aspectos fundamentais envolvidos normalmente em um modelo de negócio, sendo possível avaliar a viabilidade ou não da ideia.

Ele consiste em os aspectos: parceiros chaves; atividades chave; recursos chave; proposta de valor, relação com clientes; canais; segmentos de mercado; custos e renda. Porém, sua lógica pode ser adaptada para diversas áreas. A WeGov, por exemplo, criou este Canvas para facilitar o planejamento da Comunicação Interna.

Metodologias ágeis adaptadas

Métodos Ágeis são muito populares na área do desenvolvimento de software para gestão e planejamento de projetos. Dentro de empresas públicas, esses métodos podem ser combinados e aplicados parcialmente, partindo da premissa básica de diminuir a burocracia e aumentar a capacidade de adaptação contínua em uma rotina:

  • Do Scrum, por exemplo, podem-se incorporar as reuniões de planejamento inicial, revisão diária, e retrospectiva geral, em determinados períodos de tempo para acompanhar projetos específicos e “retroalimentar” com informações e melhorias determinadas atividades . Se você quiser conhecer esta metodologia mais a fundo, recomendo este conteúdo.
  • Já o Kanban pode auxiliar o acompanhamento de projetos e tarefas de forma visual por meio de um quadro simplificado. Para saber mais sobre ele e seus princípios fundamentais, dê uma olhada neste post. E pode ser utilizado combinado ao scrum no dia a dia (fazemos isso em nossa equipe e funciona bem, eu juro!).

Growth Hacking

Esta metodologia é muito utilizada por áreas de marketing e tem como premissa básica o crescimento, encontrando oportunidades de melhoria visando sucesso rápido. Ela consiste em 5 passos:

  • Ideação, a etapa de brainstorming sobre o problema/oportunidade;
  • Priorização (ou modelagem), onde deve ser definida uma hipótese a ser testada, incluindo o que deve ser feito e o resultado esperado;
  • Teste; onde acontece a execução definida na etapa anterior;
    Análise de resultados; onde a hipótese levantada será validada (ou não);
  • Próximos passos; caso seu experimento feito no teste tenha cumprido as expectativas da hipótese, os próximos passos serão aplicar esta melhoria em escala.

No setor público, o Growth Hacking pode ser utilizado na resolução de problemas (bem como o design thinking) só que em menor escala, pois é possível aplicar a metodologia em várias frentes ao mesmo tempo. Para ter uma visão mais abrangente da metodologia, esta é uma boa leitura.

Ferramentas para utilizar no Setor Público e facilitar a inovação

Automações, Bots, e APIs

Ferramentas de automação podem fazer a diferença na esfera pública desde iniciativas mais básicas como enviar e-mails ou relatórios.

Já inteligências como bots podem ser utilizadas para agilizar o trabalho que precisa ser feito rotineiramente de forma repetida padrão, ou até na resolução de dúvidas simples dos cidadão. E as APIs (Interfaces de Programação de Aplicação) podem facilitar a transação de informações e integração com outros sistemas, agilizando atividades.

Claro, para o uso destas tecnologias e ferramentas é necessário analisar o contexto da instituição e o objetivo de uso de cada uma delas também. Neste artigo, Patrícia Garcia, facilitadora da WeGov, lista mais algumas formas de aproveitar o potencial destas e outras tecnologias no setor público.

Redes Sociais Corporativas

Uma rede social corporativa (RSC) é um canal de comunicação versátil para começar a incentivar o trabalho colaborativo e a troca de conhecimento de servidores, por meio de grupos de trabalho.

Em geral, sua roupagem dinâmica e social pode enfrentar uma certa resistência de empresas públicas no início, devido ao alto nível de formalidade destas.

Porém, isso pode ser rapidamente quebrado frente às vantagens que da ferramenta como transparência, colaboração e integração, além da possibilidade de organização, controle e segurança que uma RSC oferece para a informação.

Um exemplo de uso dessa ferramenta voltado à comunicação para inovação acontece na Epagri, empresa pública de SC. Você pode conferir a história completa neste artigo.

Conclusão

Ferramentas e metodologias por si só não são inovadoras – elas são apenas meios de se chegar às mudanças e melhorias que podem impactar positivamente, tanto o trabalho daqueles que fazem a máquina pública funcionar, quanto da sociedade e dos cidadãos que precisam daquele serviço.

Espero que o texto tenha trazido uma visão geral do que é possível implementar. Mesmo que não seja possível aplicar todos os métodos e utilizar todas as tecnologias, conhecê-los, adaptá-los e considerá-los é essencial. E, neste sentido, a SocialBase e a WeGov existem para apoiá-los nesta caminhada! :)


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