Autor: Cristina Schwinden

Cristina Schwinden

Posted on 2 de outubro de 2015

A árdua missão de implantar novas tecnologias no setor público

A presença da tecnologia no setor público é fato consumado. No entanto, a escolha do que implantar, para que, por quem e em quais processos, ainda não são questões bem analisadas e consideradas importantes pelos gestores.
O mercado de software está lotado de opções que prometem informatizar tudo, dar transparência à organização, resolver todos os problemas, enfim, são inúmeras promessas, com preços, muitas vezes, assustadores, que confundem os gestores e os levam a tomar decisões erradas.
Durante a faculdade, tive uma disciplina chamada “Planejamento de Sistemas de Informações” que era voltada ao setor público. Alguns anos depois, apropriei-me do que havia aprendido e utilizei na minha dissertação de mestrado. Isto, pois acredito que esta etapa, tão crucial para o sucesso de qualquer projeto em software, é praticamente ignorada no setor público.
E quando o planejamento não é uma etapa cumprida para a tomada de decisão quanto a que tecnologia adotar, é normal que se sigam as tendências dos outros órgãos públicos ou se deixem levar por um bom marketing de alguma das empresas que constantemente cercam os gestores públicos com suas ofertas revolucionárias.
E diante disso o que mais observo é que as soluções em software podem ser as mais simples ou até mesmo soluções já em uso pela Administração. Nem todos os problemas complexos exigem softwares complexos. Se a cultura do Planejamento de Sistemas “pegasse” nos órgãos públicos, teríamos economicidade e soluções que realmente fossem voltadas a resolver os desafios dos gestores e a melhoras os serviços ao cidadão.

A solução para Prefeitura de Palhoça

E como exemplo do que estou falando cito a implantação do memorando eletrônico na Prefeitura de Palhoça (o 1Doc da empresa Intelio). Tínhamos um problema sério de comunicação, além do descontrole no atendimento de demandas internas e um sistema de ouvidoria precário e nada transparente.
Devido ao fato de que sempre valorizei a fase de Planejamento, não fui induzida a procurar um super sistema robusto e caro que oferecesse mais do que eu, naquele momento, precisava. O sistema que implantei é absurdamente simples, e exatamente por ser assim, teve adesão imediata com resultados incríveis desde o primeiro dia de funcionamento.

Conselhos para implantação de Sistemas

Como gestora pública com – relativo – conhecimento da área tecnológica, aconselho que:
Definam o seu problema e o resumam em algo que possa ser resolvido (não adianta generalizar e dizer que meu problema é falta de transparência);
Foquem no que querem resolver, ou seja, não queiram mudar toda a estrutura, pois as vezes um problema resolvido é a porta para que os demais sigam o caminho;
Procurem (muito!) soluções no mercado e exemplos em organizações similares, para verificar se existe solução para o problema;
Criem o escopo da solução para embasar a licitação, sem direcionar, sem restringir e sem se deixar levar por papo de vendedor. Um bom Termo de Referência é aquele que foca na solução do problema e não no instrumental necessário. Caso seja necessário, inclua demonstração técnica em uma das etapas da licitação;
Por fim, implantem a solução com planejamento também. Tornem-se parceiros da empresa contratada e desenhem como será todo o processo de implantação. Se o software impactar em muitos processos e pessoas, criem uma comissão para a implantação, dividindo assim, o peso da responsabilidade de fazer tudo dar certo.

Conclusão

É provável que, mesmo após tudo isso, uma série de imprevistos ainda cause vários problemas na organização. Mas tenho certeza que as chances de desperdício de recurso e tempo são muito menores. Implantar novas tecnologias no setor público requer uma dose de paciência somada a muito planejamento!

Cristina Schwinden

Posted on 31 de agosto de 2015

Ainda somos vítimas?

Nas organizações públicas, devido aos planos de cargos e salários, a diferença salarial entre homens e mulheres não são tão graves quanto na iniciativa privada. No entanto, quando falamos em machismo nas organizações, não estamos abordando apenas a questão salarial, mas uma série de outros fatores que influenciam no trabalho da mulher.

Atualmente sou Secretária Municipal dentre 17 cargos similares na Prefeitura, apenas mais dois destes cargos são ocupados por mulheres. Este indicador demonstra o quanto a mulher ainda não se envolve na política como deveria.
Deixando as proporções de lado, o que mais enfrento na organização tendo um cargo de liderança, é a prova de como cheguei até aqui. Explique-se: quando uma mulher assume um cargo de alto escalão, muitas (disse muitas!) pessoas, incluindo aí mulheres, sequer analisam a experiência e o currículo da profissional. Comentários machistas surgem de todas as partes, evidenciando primeiramente o fato de ser mulher e a trazendo para uma posição de “como que ela chegou ali?”.
Várias hipóteses permeiam o imaginário de quem sequer questiona se a profissional em questão tem conhecimento para assumir o cargo. Tais hipóteses reduzem a mulher a alguém que não tem capacidade, mas que utilizou de “outros meios” para alcançar o sucesso profissional. O mesmo cargo, se ocupado por homem, não traz este questionamento. Provar o merecimento do cargo é rotina diária, mesmo que o trabalho seja bem executado; mesmo que o currículo possua a melhor faculdade da área, mestrado, experiência, recomendações…
O machismo não está apenas nos comentários ou no preconceito, mas no simples fato de se questionar a capacidade da mulher, quando na mesma situação, um homem ocupante do cargo simplesmente o assume com legitimidade inquestionável. E tal cenário só vai mudar na medida em que mais mulheres se interessarem por cargos políticos, não se deixarem abalar pelo preconceito e ir a luta para ganhar o devido respeito nas organizações.
Atualmente sou grata pelo fato do Prefeito confiar no meu trabalho e deixar de lado o preconceito, exigindo de mim o mesmo que exige dos demais. Sinto que esta oportunidade contribui para eu consiga fazer a minha parte para que o machismo subjetivo e impregnado na cultura organizacional perca força a partir do meu trabalho. Mas e você, o que já fez para mudar esta realidade?
O questionamento não vai apenas para as mulheres, ok? Mesmo que o assunto não o incomode, pense no quanto o ambiente de trabalho poderia ter melhores profissionais, mas não os tem, pelo simples fato de que o mérito vem depois da análise superficial e machista que muitos fazem das mulheres. Antes de comentar qualquer coisa a respeito de uma colega de trabalho, pense: preciso mesmo questionar isso? não estou ofendendo minha colega pelo simples fato de duvidar de sua capacidade?

Links que podem abrir sua mente

Machismo estrutural oculto e terrível
Eleições 2014: Como é a participação da mulher brasileira na política?
Homens recebem salários 30% maiores que as mulheres no Brasil
Brasil é o 3º com menos mulheres em cargos de liderança, diz pesquisa
TEDs sobre feminismo

Cristina Schwinden

Posted on 7 de agosto de 2015

Uma reflexão para os gestores públicos

Em época de crise, uns choram e outros vendem lenços.

A crise não bate na porta apenas do setor privado e das famílias. As organizações públicas sentem o reflexo imediato da crise que estamos passando neste momento no País. Por consequência óbvia, àqueles que vivem dos impostos, recolhem menos e o orçamento reduz. A diferença é que, ao contrário de uma empresa, que pode demitir funcionários, reduzir despesas e tomar medidas mais drásticas, as organizações públicas possuem poucas variáveis para mexer.
Ora, se um Município que arrecadou menos decide gastar menos, ele não poderá exonerar seus funcionários efetivos (caso queira, vai dar trabalho viu?); não poderá reduzir professores e médicos; não poderá reduzir a merenda; não poderá parar suas obras; não poderá reduzir sua coleta de lixo; enfim, uma série de serviços públicos que devem sem mantidos e não podem, de forma alguma, serem alterados. Aliado a isto, tem-se o aumento do custo de todos estes serviços, com reequilíbrios contratuais que ultrapassam 12% do contrato.
E aí você pergunta: como o gestor público vai agir nesta crise? Eu teria duas opções: 1) Fingir que nada está acontecendo e manter o município com o básico, prejudicando o cidadão e a imagem política da gestão; ou 2) ser criativo!

A criatividade aqui não diz respeito a mudar a cor do prédio ou pedir para os servidores trazerem papel higiênico de casa. Criatividade aqui quer dizer aplicar novos métodos, novos processos, novas ferramentas. Significa mudar o que vem sendo feito há décadas, por muitas vezes, sem questionamento algum do por quê.

Por experiência na área Municipal, posso afirmar que neste momento, apesar de várias empresas estarem em “desespero” para continuarem vivas, outras surgem para crescer na crise. Destaco, neste sentido, empresas de software que visam o incremento de arrecadação; empresas com produtos mais baratos, pois sabem que o pote de ouro (que muitos enxergam na Administração Pública) secou; empresas inovadoras ou frutos de startups, que podem usar as Prefeituras como vitrines para seus produtos.
Além das empresas “novas” que começam a aparecer (empresas de outros Estados que mudaram, inclusive, sua política de venda), o gestor precisa (e eu disse PRECISA, pois não tem escapatória) reduzir custos com as poucas variáveis que possui em mãos.

Uma dessas possibilidades é rever seus processos e identificar se os mesmos não estão gerando custos desnecessários. Cito, por experiência própria, que o gestor pode começar analisando os seguintes processos:

Análise dos Processos

Telefonia: tem controle de ligações? o contrato está adequado à demanda? existe outras opções mais baratas no mercado? as tarifas estão padronizadas e com valor correto?
Impressão: tem controle de impressões? tem política de redução de impressão, como ferramentas WEB de comunicação? tem monitoramento dos servidores que imprimem e o que imprimem? o contrato está adequado?
Compras: os processos licitatórios estão sendo eficientes? não é possível organizar todas as compras de materiais de expediente e limpeza em grandes licitações para ganhar em escala? a especificação das compras está adequada?
Frotas: há controle de frotas? há controle de abastecimento? há rastreamento nos veículos? há controle de viagens? há controle de rotas dos motoristas? há manutenção preventiva dos veículos?
Energia elétrica: há política de redução de consumo de energia? no inverno, os aparelhos de ar condicionado ficam ligados à toa? as luzes ficam apagadas fora do expediente? a luz natural não é utilizada nos ambientes?
Viagens e diárias: há controle de viagens e diárias? há uma análise criteriosa da necessidade de treinamentos e cursos solicitados pelas Secretarias?
Eu poderia escrever mais alguns tópicos, mas creio que estes já são suficientes para que o processo reflexivo seja iniciado na mente dos gestores. Sejamos criativos e focados no bem público. Se está difícil equilibrar nossas contas nos órgãos públicos, imaginem o cidadão que precisa equilibrar seus custos com necessidades básicas e ainda paga uma série de impostos altíssimos em tudo o que consome.

Gestão de custos não é opção; é respeito ao cidadão!